Dein Kontostand täuscht: Wie viel Geld ist wirklich verfügbar?

20.000 Euro auf dem Geschäftskonto. Klingt erst einmal gut.

Aber wie viel davon kannst Du tatsächlich ausgeben? 5.000 Euro? 10.000 Euro?

Die Antwort findest du nicht in deinem Onlinebanking.

Denn ein Kontostand zeigt dir nur, wie viel Geld in diesem Moment auf Deinem Konto liegt. Er zeigt dir nicht, welche Aufgaben dieses Geld noch erfüllen muss.

Vielleicht steht die nächste Umsatzsteuerzahlung an. Vielleicht solltest Du einen Teil für die Einkommensteuer zurücklegen. In drei Monaten wird eine Versicherung fällig, der Laptop muss ersetzt werden und privat möchtest du schließlich auch regelmäßig Geld aus deinem Unternehmen entnehmen.

Aus 20.000 Euro Kontostand können so ziemlich schnell “nur” 5.000 Euro werden, über die du tatsächlich frei entscheiden kannst. Oder 12.000 Euro. Oder auch 2.000 Euro.

Entscheidend ist nicht allein, wie viel Geld auf deinem Konto liegt. Entscheidend ist, ob du weißt, welchen Job dieses Geld noch zu erledigen hat. Genau daran scheitert in der Praxis erstaunlich oft die Liquiditätsplanung.

Es geht hier nicht unbedingt darum, dass ein Unternehmen zu wenig verdient.

Der Knackpunkt ist, dass Einnahmen, Steuern, betriebliche Ausgaben, Rücklagen und private Entnahmen gedanklich in einem großen Topf landen. Kommt dann noch eine Buchführung hinzu, die mehrere Monate hinterherhinkt, wird aus unternehmerischer Planung schnell ein Blindflug.

In diesem Artikel zeige ich dir deshalb, warum eine funktionierende Liquiditätssteuerung aus meiner Sicht zwei Dinge braucht: aktuelle Zahlen und eine klare Struktur für dein Geld.

Und warum beides immer zusammengehören sollte.

INHALTSVERZEICHNIS

I. Dein Kontostand - eine finanzielle Täuschung?

II. Umsatzsteuer ≠ Einkommensteuer

III. Ohne aktuelle Buchführung steuerst du im Nebel

IV. KISS = Keep It Simple & Structured

V. Deine 5-Punkte-Routine

VI. Entscheidend ist, was wirklich verfügbar ist

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I. Dein Kontostand – eine finanzielle Täuschung?

Gerade bei jungen Unternehmer:innen erlebe ich immer wieder ähnliche Situationen: Das Geschäft läuft an, die ersten Rechnungen sind bezahlt und zum ersten Mal liegt eine etwas größere Summe auf dem Geschäftskonto.

Und natürlich gibt es genügend Dinge, für die man dieses Geld verwenden könnte. Eine Fortbildung, neue Software, ein besserer Laptop oder eine andere Investition, die man bisher aufgeschoben hat. Vielleicht wird auch privat etwas mehr entnommen.

Warum auch nicht? Das Geld ist schließlich da.

Zumindest sieht es so aus.

Denn ein Teil des Geldes hat möglicherweise längst einen anderen Job. Und gerade Steuern haben die unangenehme Eigenschaft, dass der Zeitpunkt, zu dem du das Geld verdienst oder einnimmst, und der Zeitpunkt, zu dem du die Steuer tatsächlich bezahlen musst, oft auseinanderfallen.

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Bei der Umsatzsteuer lässt sich das noch relativ gut erkennen: Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, stellst du deinen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung und vereinnahmst sie zunächst mit dem Rechnungsbetrag. Sie landet auf deinem Konto, ist aber nicht automatisch Geld, über das du frei verfügen kannst.

Bei der Einkommensteuer ist der Zusammenhang weniger offensichtlich. Sie wird dir als Selbstständige nicht wie bei einem Arbeitnehmer direkt vom laufenden Einkommen abgezogen. Du erwirtschaftest zunächst deinen Gewinn – und die steuerlichen Konsequenzen folgen zeitversetzt.

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Das Problem ist dabei nicht unbedingt, dass das Unternehmen dieses Geld nicht verdient hätte.

Es war da. Es wurde nur in der Zwischenzeit für etwas anderes verwendet, weil es auf dem Geschäftskonto wie frei verfügbare Liquidität aussah.

Und genau hier beginnt für mich unternehmerische Liquiditätssteuerung: nicht erst bei der Frage, wie viel Geld auf dem Konto liegt, sondern bei der Frage, welcher Teil davon tatsächlich noch zur freien Verfügung steht.

Der Denkfehler:

Kontostand = verfügbares Geld

Der Blick aufs Geschäftskonto ist verführerisch einfach: Einnahmen kommen rein, Ausgaben gehen raus und was übrig bleibt, scheint privat verfügbar zu sein.

Doch so funktioniert das nicht!

Dein Kontostand ist zunächst einmal eine Momentaufnahme.

Er weiß nichts von der Einkommensteuer, die erst später fällig wird. Nichts von der Versicherung, die jährlich abgebucht wird, der geplanten Investition oder davon, was du in den kommenden Monaten privat aus deinem Unternehmen entnehmen möchtest.

Ein gefülltes Konto kann dir ein falsches Gefühl von finanziellem Spielraum vermitteln.

Die entscheidende Zahl ist der Betrag, über den du nach Berücksichtigung der bereits absehbaren Verpflichtungen und Planungen tatsächlich verfügen kannst.

Dafür reicht der Blick ins Onlinebanking allein nicht. Denn das Geld auf Deinem Konto hat längst Aufgaben, die Du im Onlinebanking nicht sehen kannst.

Das klingt banal. Im unternehmerischen Alltag ist genau diese Unterscheidung aber entscheidend. Doch nur weil etwas einfach klingt, ist es noch lange nicht umzusetzen.

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II. Umsatzsteuer ≠ Einkommensteuer

1. Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer nimmst du – sofern du umsatzsteuerpflichtig bist – zunächst mit deinen Rechnungen ein. Sie landet zwar auf deinem Geschäftskonto. Doch Vorsicht: Ein Teil davon ist nicht wirklich dein Geld. Den musst du später an das Finanzamt weitergeben.

Der Teil ist am besten tabu!

Du solltest ihn daher nicht einfach für betriebliche oder private Ausgaben verplanen.

Wie hoch die tatsächliche Zahllast an das Finanzamt ist, hängt unter anderem davon ab, welche Vorsteuer du aus deinen betrieblichen Ausgaben abziehen kannst.
Wer wissen möchte, wie viel Liquidität tatsächlich für die Umsatzsteuer benötigt wird, muss die voraussichtliche Zahllast kennen.

Doch genau hier liegt oft das Problem - gerade wenn die Umsatzsteuer nicht monatlich an das Finanzamt weitergegeben wird.

Je länger der Zeitraum zwischen Vereinnahmung und tatsächlicher Zahlung ans Finanzamt ist, desto größer wird die Gefahr, dass das Geld zwischenzeitlich anderweitig verplant wird. Schon einige Monate können reichen, damit das Geld gedanklich seinen ursprünglichen Job verliert.

Plötzlich ist es nicht mehr „das Geld fürs Finanzamt“, sondern einfach Geld, das da ist – für die nächste Fortbildung, eine Anschaffung oder eben auch für deine privaten Ausgaben.

2. Einkommensteuer

Bei der Einkommensteuer sieht es anders aus. Sie richtet sich bei Einzelunternehmen nicht nach deinem Kontostand und auch nicht nach deinem Umsatz, sondern grundsätzlich nach deinem Gewinn und deiner persönlichen steuerlichen Situation.

Und genau hier liegt eine der Tücken:

Zwischen dem Zeitpunkt, an dem du einen Gewinn erwirtschaftest, und dem Zeitpunkt, an dem die darauf entfallende Einkommensteuer bezahlt werden muss, kann einige Zeit liegen. Das können 1 bis 2 Jahre sein.

Besonders in den ersten Jahren oder bei deutlich steigenden Gewinnen können die Vorauszahlungen – sofern überhaupt schon welche festgesetzt wurden – deutlich hinter der tatsächlichen Gewinnentwicklung zurückbleiben.

Dann kann eine Nachzahlung für die Vergangenheit mit höheren Vorauszahlungen für die Zukunft zusammentreffen. Und aus einer zunächst überschaubaren Steuernachzahlung kann innerhalb relativ kurzer Zeit ein deutlich höherer Liquiditätsbedarf werden.

Was meine ich damit genau?

Beispielsweise ergibt sich eine Einkommensteuernachzahlung von 3.000 Euro für das vergangene Jahr. Gleichzeitig werden aufgrund des höheren Gewinns deine laufenden Vorauszahlungen angepasst – beispielsweise auf 1.000 Euro pro Quartal.

Je nachdem, wann dein Steuerbescheid kommt und welche Vorauszahlungen anschließend fällig werden, bleibt es dann nicht „nur“ bei den vermeintlichen 3.000 Euro.

Aus einer Steuernachzahlung kann zusammen mit den laufenden Vorauszahlungen ein Liquiditätsbedarf von mehreren tausend Euro entstehen.

Eine pauschale Steuerrücklage nach dem Motto „Ich lege einfach x Prozent meines Umsatzes zurück“ ist besser als nichts, greift aber auch zu kurz.

Wie hoch deine sinnvolle Einkommensteuerrücklage ist, hängt eben nicht nur von deinem Unternehmen ab. Andere Einkünfte und deine persönliche Situation spielen ebenfalls eine Rolle.

• Heiratest du?

• Verlierst du deinen Job oder endet dein Arbeitsverhältnis?

• Kündigst du selbst und konzentrierst dich vollständig auf dein Unternehmen?

Solche Veränderungen können auch deine steuerliche Situation verändern. Wie viel du sinnvollerweise zurücklegst, hängt also von deinen tatsächlichen Zahlen und deiner persönlichen Situation ab.

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III. Ohne aktuelle Buchführung steuerst Du im Nebel

Aber woher weißt du eigentlich, wie viel du verdient hast und was du zurücklegen solltest?

Damit sind wir bei einem Punkt, der aus meiner Sicht viel zu häufig unterschätzt wird. Buchführung wird gerne als notwendige Pflicht betrachtet, die man eben - irgendwann - für die Steuer erledigen muss.

Gerade Gründer und junge Unternehmer tun sich am Anfang oft schwer. Verständlich: Zum Unternehmersein gehören schließlich auch Marketing, Sales und viele andere Dinge, die vielleicht mehr Spaß machen und Aufmerksamkeit verlangen.

Trotzdem gehört für mich eine aktuelle Buchführung von Anfang an zur Unternehmenssteuerung.

Nicht perfekt, aber regelmäßig.

Denn deine Buchführung ist nicht nur dazu da, irgendwann eine Umsatzsteuer-Voranmeldung oder eine Steuererklärung daraus zu machen.

Sie liefert dir die Zahlen, mit denen du heute dein Unternehmen steuern kannst.

Wenn Deine letzten verbuchten Zahlen drei, sechs oder noch mehr Monate alt sind, kannst du zwar jeden Morgen deinen Kontostand kontrollieren. Du weißt trotzdem nicht zuverlässig, wo dein Unternehmen wirtschaftlich gerade steht.

Was hast Du tatsächlich verdient?

Welche Kosten sind bereits angefallen?

Wie entwickelt sich dein Gewinn?

Gibt es offene Forderungen oder Verbindlichkeiten?

Welche Steuerbelastungen könnten daraus entstehen?

Und vor allem: Welchen finanziellen Spielraum hast du wirklich?

Je aktueller deine Zahlen sind, desto eher kannst du solche Entwicklungen erkennen – und reagieren. Deine Buchführung sollte deshalb so aktuell sein, dass mit du auf ihrer Grundlage heute wichtige Entscheidungen für dein Unternehmen von morgen treffen kannst.

Eine Buchführung, die du ausschließlich für das Finanzamt machst, blickt zurück.
Als Unternehmer musst du aber auch nach vorne schauen.

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IV. KISS = Keep It Simple & Structured

Aktuelle Zahlen sind die Grundlage. Aber sie lösen dein Liquiditätsproblem noch nicht.

Du kannst ziemlich genau wissen, welchen Betrag du für die nächste Steuerzahlung brauchst. Wenn dieses Geld gemeinsam mit deiner übrigen Liquidität auf dem Geschäftskonto liegt, sieht es dort trotzdem erst einmal genauso verfügbar aus wie der Rest.

Du siehst einen Kontostand – aber nicht, welcher Teil davon tatsächlich noch für welchen Zweck gebraucht wird. Dein Geld braucht nicht nur einen Job.

Du brauchst auch ein System, das diesen Job sichtbar macht.

Ein zusätzliches Konto oder verschiedene Unterkonten können dabei sehr hilfreich sein. Aber:

Ein Drei-Konten-Modell löst dein Liquiditätsproblem nicht allein.

Es hilft dir aber dabei, die Entscheidungen, die du auf Grundlage deiner Zahlen getroffen hast, auch praktisch umzusetzen. Denn drei Konten sagen dir noch nicht, wie viel Geld auf welches Konto gehört.

Wie du diese Trennung technisch organisierst, hängt von dir und deinem Unternehmen ab. Doch wie so oft gilt:

K I S S

~

Keep It Simple & Structured.

Eine einfache Struktur könnte zum Beispiel so aussehen:

• Geschäftskonto

  Hier laufen deine betrieblichen Einnahmen und die laufenden Ausgaben deines Unternehmens.
  
  Wichtig ist aber: Der Kontostand auf diesem Konto ist noch lange nicht der Betrag, den du ausgeben kannst. Genau deshalb kommen die nächsten „Töpfe“ ins Spiel.

• Steuerkonto oder Unterkonto

  Hier parkst du die Liquidität, die du für absehbare Steuerzahlungen eingeplant hast. Wie viel das ist, ergibt sich nicht aus irgendeiner pauschalen Prozentregel, sondern aus deinen aktuellen Zahlen und deiner persönlichen steuerlichen Situation.

  Der Vorteil der Trennung: Das Geld verschwindet zumindest optisch aus deinem verfügbaren Budget.

• Rücklagen-/Investitionskonto

  Nicht jede betriebliche Ausgabe kommt regelmäßig. Vielleicht weißt du heute schon, dass in einigen Monaten eine größere Anschaffung, Fortbildung oder Investition ansteht.
  
  Dafür kannst du Schritt für Schritt Liquidität reservieren, statt die gesamte Ausgabe später aus dem laufenden Cashflow stemmen zu müssen.

• Privatkonto

  Auf dein Privatkonto überweist du deine geplante private Entnahme. So wird dein privater Lebensunterhalt nicht davon abhängig, wie gut gefüllt das Geschäftskonto gerade aussieht.
  
  Du kannst dir das ein Stück weit wie eine regelmäßige Lohnzahlung vorstellen: Statt immer wieder spontan Geld zu entnehmen, überweist du dir einen festgelegten Betrag, mit dem du privat planst.

  Entscheidend ist natürlich, dass die Höhe der Entnahme zu dem passt, was dein Unternehmen tatsächlich tragen kann.
  
  Den Betrag kannst du regelmäßig überprüfen und anpassen – statt deine Entnahmen vom aktuellen Kontostand abhängig zu machen.

Ob du dafür tatsächlich mehrere Bankkonten, Unterkonten oder eine andere Struktur nutzt, ist zweitrangig.

Es geht nicht darum, möglichst viele Töpfe anzulegen.

Entscheidend ist, dass du weißt, welches Geld welchen Job hat – und dass deine Organisation dir dabei hilft, diese Trennung im Alltag auch einzuhalten.

V. Deine 5-Punkte-Routine

Du kennst deine Zahlen und hast deinem Geld eine Struktur gegeben. Jetzt kommt es darauf an, regelmäßig hinzuschauen.

Denn auch das beste System hilft dir wenig, wenn du es einmal einrichtest und anschließend monatelang nicht mehr anfasst.

Für den Anfang reicht dafür eine einfache Routine – zum Beispiel einmal im Monat.

1. Wo steht dein Unternehmen gerade?

Schau nicht nur auf deinen Kontostand, sondern auf deine aktuellen Zahlen: Wie haben sich Umsatz, Kosten und Gewinn entwickelt? Gibt es größere offene Forderungen oder Verbindlichkeiten?

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2. Was kommt in den nächsten Wochen und Monaten auf dich zu?

Welche betrieblichen Ausgaben sind bereits absehbar? Stehen Versicherungen, größere Anschaffungen, Fortbildungen oder andere Zahlungen an?

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3. Passt deine Steuerrücklage noch?

Prüfe, ob deine bisherige Rücklage noch zu deiner aktuellen Entwicklung passt. Gerade wenn dein Gewinn steigt oder sich deine persönliche Situation verändert hat, kann auch dein voraussichtlicher Steuerbedarf ein anderer sein.

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4. Was solltest du für dein Unternehmen zurücklegen?

Stehen größere Ausgaben oder Investitionen an, für die du bereits heute Geld reservieren solltest? Und welchen finanziellen Puffer möchtest du darüber hinaus im Unternehmen halten?

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5. Welche private Entnahme kann dein Unternehmen tragen?

Nicht: Was liegt gerade auf dem Konto? Sondern: Was kannst du entnehmen, nachdem du die anderen Aufgaben deines Geldes berücksichtigt hast?

Vor allem aber auch: Was musst du entnehmen, um von deinem Unternehmen leben zu können?

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Mehr muss daraus für den Anfang gar nicht werden.

Beantworte diese fünf Fragen regelmäßig und passe deine Rücklagen, geplanten Ausgaben und privaten Entnahmen an deine aktuelle Entwicklung an.

So werden aus aktuellen Zahlen konkrete unternehmerische Entscheidungen.

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VI. Entscheidend ist, was wirklich verfügbar ist

Wer diese fünf Fragen beantworten kann, schaut irgendwann ganz anders auf seinen Kontostand.

Zu Beginn dieses Artikels hätten wir vielleicht einfach gesagt:

Da sind 20.000 Euro.

Nach allem, was wir uns angesehen haben, könnte der Blick auf dieselben 20.000 Euro beispielsweise so aussehen:

6.000 Euro brauche ich für laufende betriebliche Ausgaben.
5.000 Euro sind für Steuern reserviert.
3.000 Euro plane ich für eine Investition ein.
2.000 Euro kann ich privat entnehmen.
Und über die verbleibenden 4.000 Euro kann ich tatsächlich noch neu entscheiden.

Aus 20.000 Euro auf dem Geschäftskonto werden in diesem Beispiel also 4.000 Euro, über die ich tatsächlich noch frei entscheiden kann.

Und genau darum geht es bei unternehmerischer Liquiditätssteuerung: nicht nur zu wissen, wie viel Geld auf dem Konto liegt, sondern zu wissen, welches Geld bereits einen Job hat – und welches tatsächlich noch verfügbar ist.

Eine aktuelle Buchführung schafft dafür die Grundlage. Eine klare Struktur hilft dir, dein Geld entsprechend einzuplanen. Und eine regelmäßige Routine sorgt dafür, dass du deine Planung an die tatsächliche Entwicklung anpasst.

Denn Geld auf dem Konto zu haben, ist das eine. Zu wissen, wie viel davon wirklich verfügbar ist, das andere.

Und wie sieht das bei deinem Unternehmen aus?

Vielleicht kennst du deine Zahlen – bist dir aber trotzdem nicht sicher, wie viel du zurücklegen, investieren oder privat entnehmen kannst.

Genau hier kann meine F.I.T.-Beratung ansetzen. Wir schauen auf deine Zahlen, deine aktuelle Situation und darauf, wo du mit deinem Unternehmen hinmöchtest.

Da jedes Unternehmen anders aufgestellt ist, klären wir zunächst, wobei du Unterstützung brauchst und welcher Umfang für dich sinnvoll ist.

→ F.I.T.-Beratung anfragen