Halloween-Week 2026 | Gruselgeschichten & Steuerfallen 🎃
Eine Weihnachtsfeier gehört für viele Unternehmen zum Jahresabschluss einfach dazu.
Ein schöner Abend mit dem Team, gutes Essen, vielleicht ein kleines Rahmenprogramm. Eine Gelegenheit, gemeinsam auf das Jahr zurückzublicken und sich für die Zusammenarbeit zu bedanken.
Und natürlich soll dabei nicht ständig jemand mit dem Taschenrechner daneben stehen.
Besser vor der gesamten Abrechnung lohnt sich ein genauer Blick auf die Zahlen.
Denn bei Betriebsveranstaltungen gibt es eine steuerliche Grenze, die viele Unternehmer kennen: 110 € pro Mitarbeiter.
Was dabei allerdings gerne übersehen wird: Es kommt nicht nur darauf an, wie viel die Feier insgesamt kostet. Entscheidend ist, welche Aufwendungen berücksichtigt werden, wie viele Personen tatsächlich teilgenommen haben und wem die Kosten zugerechnet werden.
Sonst kann plötzlich aus einer gut geplanten Weihnachtsfeier eine steuerliche Überraschung werden.
110 € pro Mitarbeiter – aber wie wird gerechnet?
Für bis zu zwei begünstigte Betriebsveranstaltungen im Jahr gilt grundsätzlich ein lohnsteuerlicher Freibetrag von 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung.
Voraussetzung ist unter anderem, dass die Veranstaltung allen Mitarbeitern des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Wichtig ist das Wort Freibetrag.
Das bedeutet: Liegen die auf einen Mitarbeiter entfallenden Kosten über 110 €, wird grundsätzlich nur der übersteigende Betrag lohnsteuerpflichtig.
Aber wie ermittelst du diesen Betrag?
Zunächst werden die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten der Veranstaltung zusammengerechnet – einschließlich Umsatzsteuer.
Dazu gehören nicht nur Speisen und Getränke, sondern beispielsweise auch Raummiete, Musik, Unterhaltung und weitere Kosten für den äußeren Rahmen der Feier.
Anschließend werden diese Kosten auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt.
Und genau hier lauert eine typische Steuerfalle.
* * *
Eingeladen sind 30 – gekommen sind nur 24
Stell dir vor, du organisierst eine Weihnachtsfeier für dein Team. Du rechnest mit 30 Personen und planst ein Budget von insgesamt 3.000 € brutto.
Das klingt zunächst gut:
3.000 € geteilt durch 30 Personen ergeben 100 € pro Kopf.
Damit wärst du unter der 110-€-Grenze.
Aber dann kommt es, wie es kommen muss: Es sagen einige Mitarbeiter kurzfristig ab.
Tatsächlich kommen nur 24 Personen.
Die Kosten bleiben bei 3.000 €.
Und jetzt sieht die Rechnung anders aus:
3.000 € ÷ 24 Teilnehmer = 125 € pro Person.
Damit liegt der auf jeden teilnehmenden Mitarbeiter entfallende Betrag um 15 € über dem lohnsteuerlichen Freibetrag.
Die Feier ist nicht plötzlich insgesamt steuerpflichtig. Aber der übersteigende Betrag muss lohnsteuerlich behandelt werden.
Mein Tipp:
Dokumentiere nicht nur, wie viele Personen eingeladen waren, sondern auch, wer tatsächlich teilgenommen hat.
Denn für die steuerliche Berechnung zählt die tatsächliche Teilnehmerzahl – nicht die ursprüngliche Planung.
* * *
Und wenn Mitarbeiter ihre Partner mitbringen?
Vielleicht möchtest du auch die Ehepartner oder Lebensgefährten deiner Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier einladen.
Das ist natürlich möglich.
Steuerlich gibt es allerdings eine Besonderheit:
Die Kosten für eine Begleitperson werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.
Ein zusätzlicher Freibetrag von 110 € entsteht dadurch nicht.
Ein Beispiel:
Auf jeden Teilnehmer der Weihnachtsfeier entfallen 80 €.
Ein Mitarbeiter nimmt allein teil. Ihm werden 80 € zugerechnet. Der Freibetrag wird nicht überschritten.
Eine Kollegin bringt ihren Partner mit. Ihr werden insgesamt 160 € zugerechnet.
Davon übersteigen 50 € den lohnsteuerlichen Freibetrag.
Du siehst: Selbst wenn die durchschnittlichen Kosten pro anwesender Person unter 110 € liegen, kann bei einzelnen Mitarbeitern ein steuerpflichtiger Vorteil entstehen.
* * *
Lohnsteuer und Umsatzsteuer: Ein wichtiger Unterschied
Bei der Lohnsteuer gilt die 110-€-Grenze als Freibetrag.
Bei der Umsatzsteuer sieht es anders aus.
Hier handelt es sich grundsätzlich um eine Freigrenze.
Das bedeutet: Wird die Grenze von 110 € brutto pro Mitarbeiter und Veranstaltung überschritten, kann der Vorsteuerabzug für die betreffenden Veranstaltungsleistungen insgesamt ausgeschlossen sein.
Das ist ein wesentlicher Unterschied zur Lohnsteuer, bei der grundsätzlich nur der Betrag oberhalb von 110 € steuerpflichtig wird.
Die gleiche Zahl – aber unterschiedliche steuerliche Folgen.
Deshalb solltest du bei der Planung und Abrechnung einer Weihnachtsfeier beide Steuerarten im Blick behalten.
Lohnsteuer = Freibetrag
Umsatzsteuer = Freigrenze
* * *
Was passiert, wenn der Freibetrag überschritten wird?
Übersteigen die einem Mitarbeiter zuzurechnenden Kosten den lohnsteuerlichen Freibetrag von 110 €, entsteht grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Und was bedeutet das jetzt für die Lohnabrechnung?
Der übersteigende Betrag kann entweder individuell über die Lohnabrechnung des Mitarbeiters versteuert werden oder der Arbeitgeber übernimmt die Lohnsteuer im Rahmen einer Pauschalversteuerung mit 25 %.
Bei der Pauschalversteuerung zahlt also das Unternehmen die Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Vorteil. Der Mitarbeiter wird dadurch nicht mit einer zusätzlichen individuellen Lohnsteuer belastet.
So bleibt die zusätzliche Lohnsteuer beim Arbeitgeber, statt über die individuelle Lohnabrechnung des Mitarbeiters abgerechnet zu werden.
Aber Achtung: Hier kommt die nächste Steuerfalle ins Spiel.
Denn die Entscheidung für eine Pauschalversteuerung hat auch Auswirkungen auf die Sozialversicherung.
Wird der steuerpflichtige Vorteil aus einer begünstigten Betriebsveranstaltung tatsächlich und rechtzeitig mit 25 % pauschal versteuert, bleibt er unter den gesetzlichen Voraussetzungen sozialversicherungsfrei.
Wird die Pauschalversteuerung dagegen zu spät durchgeführt, können trotz gezahlter Lohnsteuer Sozialversicherungsbeiträge entstehen.
Das hat das Bundessozialgericht mit Urteil vom 23. April 2024 (B 12 BA 3/22 R) bestätigt.
* * *
Warum die rechtzeitige Abrechnung so wichtig ist
Grundsätzlich gehört die Pauschalversteuerung in die Entgeltabrechnung des Monats, in dem die Weihnachtsfeier stattgefunden hat.
Unter bestimmten Voraussetzungen sind nachträgliche Korrekturen noch bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung möglich, spätestens jedoch bis Ende Februar des Folgejahres.
Für eine Weihnachtsfeier im Dezember 2026 heißt das:
Die steuerliche Behandlung sollte möglichst bereits mit der Dezember-Lohnabrechnung geklärt werden. Falls eine zulässige Korrektur erforderlich ist, muss diese für die sozialversicherungsrechtliche Beitragsfreiheit spätestens bis Ende Februar 2027 erfolgen.
Mein Tipp:
Erfasse die Kosten der Weihnachtsfeier vollständig und einzeln, dokumentiere die tatsächlichen Teilnehmer und ordne die Aufwendungen den jeweiligen Mitarbeitern zu.
Übergib diese Unterlagen anschließend möglichst direkt an deine Lohnbuchhaltung.
Denn nur wenn die Kosten richtig zugeordnet und rechtzeitig abgerechnet werden, lassen sich unnötige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen vermeiden.
Erfassen. Zuordnen. Zeitnah abrechnen
* * *
Deine Checkliste für die Weihnachtsfeier
Damit die Feier für dein Team in guter Erinnerung bleibt – und nicht wegen ihrer steuerlichen Folgen –, solltest du diese Punkte beachten:
1. Veranstaltungen im Blick behalten: Der lohnsteuerliche Freibetrag gilt grundsätzlich für bis zu zwei begünstigte Betriebsveranstaltungen im Jahr.
2. Gesamtkosten vollständig erfassen: Berücksichtige neben Essen und Getränken auch die übrigen einzubeziehenden Veranstaltungskosten einschließlich Umsatzsteuer.
3. Tatsächliche Teilnehmer dokumentieren: Für die Berechnung zählt, wer wirklich dabei war.
4. Begleitpersonen richtig zuordnen: Die auf sie entfallenden Kosten werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.
5. Lohnsteuer und Umsatzsteuer getrennt prüfen: Bei der Lohnsteuer gilt ein Freibetrag, bei der Umsatzsteuer grundsätzlich eine Freigrenze.
6. Rechtzeitig abrechnen: Übergib die vollständigen Unterlagen möglichst direkt an die Lohnbuchhaltung. Kläre, ob steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht und ob eine Pauschalversteuerung sinnvoll ist. Beachte dabei auch die sozialversicherungsrechtlichen Fristen - Ende Februar des Folgejahres.
Eine Weihnachtsfeier soll Freude machen und das Miteinander stärken.
Mit einer sauberen Kostenaufstellung, der richtigen Zuordnung und einer zeitnahen Abrechnung bleibt sie auch steuerlich überschaubar.
Damit aus Betriebsausgaben keine Gruselgeschichten werden! 🎃
Mehr aus meiner Halloween-Week 2026
Dieser Beitrag gehört zu meiner Themenwoche „Gruselgeschichten & Steuerfallen“.
Im Auftaktartikel: 5 Steuerfallen aus dem Unternehmeralltag erfährst du, warum selbst eine ordentliche Buchhaltung nicht immer vor steuerlichen Stolperfallen schützt.