Halloween-Week 2026 | Gruselgeschichten & Steuerfallen 🎃
Ein Mittagessen mit einem Kunden. Ein Abendessen mit einem Geschäftspartner. Oder ein Restaurantbesuch, bei dem ihr die nächsten Schritte für ein gemeinsames Projekt besprecht.
Die Rechnung wird bezahlt, der Beleg landet in der Buchhaltung – und damit ist alles erledigt?
Nicht ganz. Denn bei geschäftlichen Bewirtungen kommt es nicht nur darauf an, was auf dem Teller liegt, sondern auch darauf, was auf dem Beleg steht. 👻
Und selbst wenn die Rechnung vollständig ist, darfst du die Kosten in der Regel nicht zu 100 % als Betriebsausgaben abziehen.
Schauen wir uns an, worauf es ankommt.
Die Restaurantrechnung: Mehr als nur ein Kassenbon
Damit das Finanzamt die geschäftliche Bewirtung steuerlich anerkennt, brauchst du eine ordnungsgemäße Restaurantrechnung. Und zusätzlich muss nachvollziehbar sein, wer an dem Essen teilgenommen hat und aus welchem geschäftlichen Anlass.
Die gute Nachricht: Viele Restaurants sind darauf vorbereitet.
Wenn du nach einem Bewirtungsbeleg fragst, bekommst du häufig einen entsprechend vorbereiteten Ausdruck. Die Angaben zum Restaurant und zu den verzehrten Speisen und Getränken sind darauf bereits enthalten. Oft gibt es zusätzlich Felder, in denen du den geschäftlichen Anlass, die Teilnehmer und deine Unterschrift einfach handschriftlich ergänzen kannst.
Das ist praktisch, denn so hast du die erforderlichen Angaben direkt zusammen.
Bei Restaurantrechnungen bis einschließlich 250 € brutto gelten umsatzsteuerlich die vereinfachten Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen. Der Beleg muss unter anderem den Namen und die Anschrift des Restaurants, das Ausstellungsdatum, die konkret bezeichneten Speisen und Getränke sowie den Rechnungsbetrag und die erforderlichen Umsatzsteuerangaben enthalten.
Und wenn der Bewirtungsbeleg keine Felder für Anlass und Teilnehmer hat?
Dann kannst du diese Angaben auch auf einem separaten Dokument festhalten.
Wichtig ist, dass du die Restaurantrechnung und deine ergänzenden Angaben eindeutig miteinander verbindest – beispielsweise indem du sie zusammen ablegst oder in deiner digitalen Buchhaltung gemeinsam speicherst.
Du brauchst also nicht zwingend einen speziellen Vordruck. Entscheidend ist, dass die Angaben vollständig sind und sich der Bewirtung eindeutig zuordnen lassen.
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Und wenn die Rechnung über 250 € liegt?
Dann reicht eine Kleinbetragsrechnung für den Vorsteuerabzug nicht mehr aus.
Bei mehr als 250 € brutto benötigst du eine
ordnungsgemäße Rechnung mit den vollständigen Rechnungsangaben.
Dazu gehören nach §14 UStG insbesondere:
der vollständige Name und die Anschrift des Restaurants
dein vollständiger Name und deine Anschrift beziehungsweise die korrekten Angaben deines Unternehmens als Rechnungsempfänger
die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants
das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
der Tag der Bewirtung sowie die einzelnen Speisen und Getränke
das Entgelt, der anzuwendende Umsatzsteuersatz und der gesondert ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag
In der Praxis wird eine solche Rechnung bei größeren Beträgen nicht immer sofort am Abend ausgestellt. Häufig bekommst du sie erst im Nachgang zugeschickt.
Mein Tipp:
Kläre möglichst schon bei der Reservierung oder spätestens beim Bezahlen, dass du eine Rechnung auf deinen Namen beziehungsweise dein Unternehmen benötigst. Hinterlasse die korrekten Rechnungsdaten und vereinbare, wie du die Rechnung erhältst.
So vermeidest du, dass du Wochen später noch einer Rechnung hinterherlaufen musst.
Wichtig ist die Unterscheidung: Die vollständigen Rechnungsangaben nach dem Umsatzsteuerrecht sind insbesondere für den Vorsteuerabzug relevant. Für den Betriebsausgabenabzug gelten daneben die besonderen Nachweispflichten für geschäftliche Bewirtungen.
Daher ersetzt eine Rechnung über 250 € nicht die Angaben zu Teilnehmern und geschäftlichem Anlass. Diese musst du weiterhin ergänzen und dokumentieren.
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„Geschäftsessen“ ist kein ausreichender Anlass
Zur Restaurantrechnung gehört also auch die Dokumentation, wer an der Bewirtung teilgenommen hat und warum das Essen geschäftlich veranlasst war.
Dabei solltest du den Anlass möglichst konkret beschreiben.
„Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ ist zu allgemein.
Besser ist beispielsweise:
„Besprechung der weiteren Zusammenarbeit zum Projekt XY mit Max Mustermann, Muster GmbH.“
So lässt sich auch für das Finanzamt nachvollziehen, worum es bei dem Treffen ging.
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Warum nur 70 % als Betriebsausgaben abziehbar sind
Jetzt kommt die Besonderheit, die viele kennen – und trotzdem gelegentlich durcheinanderbringen.
Bei einer angemessenen, nachgewiesenen Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind grundsätzlich nur 70 % der Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Die übrigen 30 % dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern.
Ein Beispiel:
Du gehst mit einem Kunden essen. Die ordnungsgemäße Restaurantrechnung beträgt 119 € brutto, darin enthalten sind 19 € Umsatzsteuer.
Wenn du zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt bist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, sieht die Rechnung so aus:
100 € netto Bewirtungsaufwand
70 € davon als Betriebsausgaben abziehbar
30 € steuerlich nicht abziehbar
19 € Vorsteuer grundsätzlich vollständig abziehbar
Denn die 70-%-Regel betrifft den einkommensteuerlichen Betriebsausgabenabzug. Für den Vorsteuerabzug gelten eigene Regeln.
Und noch etwas: Die Bewirtungskosten müssen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
Ein weiterer Grund, warum es sinnvoll ist, solche Ausgaben von Anfang an richtig zu buchen.
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Deine Checkliste für geschäftliche Bewirtungen
Wenn du das nächste Mal einen Kunden oder Geschäftspartner zum Essen einlädst, achte auf diese fünf Punkte:
1. Bewirtungsnachweis: Restaurantbeleg prüfen und Teilnehmer sowie geschäftlichen Anlass dokumentieren.
2. Die 250-€-Grenze beachten: Bei höheren Rechnungsbeträgen eine vollständige Rechnung auf deinen Namen beziehungsweise dein Unternehmen anfordern.
3. Teilnehmer festhalten: Wer war beim Essen dabei?
4. Anlass konkret beschreiben: Was wurde geschäftlich besprochen?
5. Richtig buchen: Bewirtungskosten gesondert erfassen und die 70-%-Regel berücksichtigen.
Am einfachsten ist es, wenn du die Angaben direkt nach dem Restaurantbesuch ergänzt. Dann musst du Monate später nicht überlegen, mit wem du eigentlich beim Italiener warst und worüber ihr gesprochen habt.
Damit aus Betriebsausgaben keine Gruselgeschichten werden! 🎃
Mehr aus meiner Halloween-Week 2026
Dieser Beitrag gehört zu meiner Themenwoche „Gruselgeschichten & Steuerfallen“.
Im Auftaktartikel: 5 Steuerfallen aus dem Unternehmeralltag erfährst du, warum selbst eine ordentliche Buchhaltung nicht immer vor steuerlichen Stolperfallen schützt.